Wynajem mieszkania – jaka umowa będzie najbezpieczniejsza?

Dla osoby prywatnej, która wynajmuje mieszkanie poza działalnością gospodarczą, najbezpieczniejszy jest najem okazjonalny. Wymaga on dodatkowych formalności, w tym notarialnego oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji, ale znacznie ogranicza ryzyko długiego postępowania o odzyskanie lokalu. Firma zajmująca się profesjonalnym wynajmem powinna rozważyć najem instytucjonalny. Zwykła umowa najmu zapewnia lokatorowi najszerszą ochronę.

Trzy rodzaje umów najmu mieszkania

Wybór umowy zależy przede wszystkim od tego, kim jest wynajmujący i jakiego poziomu ochrony potrzebuje. Zwykły najem może zawrzeć praktycznie każdy. Najem okazjonalny jest przeznaczony dla osoby fizycznej wynajmującej lokal prywatnie, bez prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Najem instytucjonalny służy natomiast profesjonalnym wynajmującym, którzy prowadzą działalność gospodarczą.

Podstawę prawną stanowią przede wszystkim Kodeks cywilny oraz Ustawa o ochronie praw lokatorów. Ta druga ustawa wprowadza szczególne zasady dotyczące lokali mieszkalnych, w tym ograniczenia w wypowiadaniu umów i przeprowadzaniu eksmisji.

Najem zwykły, okazjonalny i instytucjonalny – porównanie

Najważniejsze różnice między trzema formami najmu przedstawia poniższa tabela:

Cecha	Najem zwykły	Najem okazjonalny	Najem instytucjonalny
Kto może zawrzeć umowę?	Osoba fizyczna, osoba prawna lub inny podmiot	Osoba fizyczna wynajmująca prywatnie	Osoba fizyczna lub prawna prowadząca profesjonalny wynajem
Forma umowy	Co do zasady dowolna, choć forma pisemna jest zdecydowanie zalecana	Pisemna pod rygorem nieważności oraz wymagane załączniki	Pisemna pod rygorem nieważności oraz notarialne oświadczenie najemcy
Czas trwania	Oznaczony albo nieoznaczony	Oznaczony, maksymalnie 10 lat	Oznaczony, bez ustawowego limitu długości
Eksmisja	Zwykle wymaga postępowania sądowego i wyroku	Może przebiegać na podstawie oświadczenia najemcy i uproszczonej procedury	Może przebiegać na podstawie oświadczenia najemcy i uproszczonej procedury
Maksymalna kaucja	Do 12-krotności miesięcznego czynszu	Do 6-krotności miesięcznego czynszu	Do 6-krotności miesięcznego czynszu

Żadna z tych umów nie pozwala właścicielowi na samowolne usunięcie lokatora. Różnica polega na tym, że przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym najemca z góry składa oświadczenie ułatwiające dochodzenie wydania lokalu po zakończeniu umowy.

Dlaczego najem okazjonalny najlepiej chroni osobę prywatną?

Najem okazjonalny jest formalnie bardziej wymagający niż zwykła umowa, ale właśnie te wymogi wzmacniają pozycję wynajmującego. Umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, a najemca wskazuje miejsce, do którego będzie mógł się wyprowadzić po zakończeniu najmu.

Rola notariusza i oświadczenia o egzekucji

Najemca składa przed notariuszem oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Zobowiązuje się w nim do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela, jeżeli umowa wygaśnie albo zostanie skutecznie rozwiązana.

Dokument nie oznacza, że właściciel może natychmiast wejść do mieszkania i usunąć lokatora. Po zakończeniu umowy trzeba zachować ustawową procedurę. Jeżeli najemca nie wyda lokalu dobrowolnie, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, a następnie skierować sprawę do komornika. Nie jest to więc całkowite pominięcie sądu, lecz uproszczenie drogi do egzekucji.

Jakie załączniki są potrzebne?

Do umowy najmu okazjonalnego należy dołączyć dokumenty, które potwierdzają możliwość zastosowania tej szczególnej formy najmu:

Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu.
Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie wykonania obowiązku opuszczenia wynajmowanego mieszkania.
Zgoda właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu na zamieszkanie w nim najemcy i osób z nim mieszkających.
Potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego w ustawowym terminie, jeżeli jest wymagane dla zachowania ochrony wynikającej z najmu okazjonalnego.

Brak wymaganych dokumentów może pozbawić właściciela uproszczonej ochrony. W praktyce umowa nie będzie wtedy korzystać z pełnych zasad najmu okazjonalnego i może być traktowana jak zwykły najem. Sam nagłówek umowy nie decyduje o jej charakterze.

Przed podpisaniem dokumentów warto ustalić z kancelarią notarialną, jakie dokumenty będą potrzebne i jakie są aktualne koszty czynności. Wynagrodzenie notariusza zależy od zakresu czynności i kancelarii, dlatego nie należy przyjmować jednej kwoty jako stałej dla każdej sprawy.

Jak przygotować bezpieczny wynajem krok po kroku?

Notarialne oświadczenie nie zastąpi sprawdzenia najemcy, dobrego opisu lokalu i prawidłowych rozliczeń. Procedura przed przekazaniem kluczy może wyglądać następująco:

Ustal tożsamość wszystkich osób, które mają podpisać umowę, i sprawdź, czy wynajmujący ma prawo dysponować lokalem.
Wybierz rodzaj umowy zgodny ze swoim statusem, celem najmu i planowanym okresem udostępnienia mieszkania.
Przygotuj umowę oraz załączniki, a przy najmie okazjonalnym dopilnuj aktu notarialnego i wskazania lokalu zastępczego.
Ustal kaucję, czynsz, opłaty niezależne od właściciela, terminy płatności oraz zasady rozliczenia po zakończeniu najmu.
Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy i przekaż klucze dopiero po podpisaniu dokumentów oraz uzgodnieniu płatności.
Zgłoś najem do urzędu skarbowego i rozliczaj przychód zgodnie z aktualnymi zasadami podatkowymi.
Rozważ ubezpieczenie lokalu oraz odpowiedzialności cywilnej związanej z jego wynajmem.

Przed wydaniem kluczy sprawdź, czy masz kompletny zestaw dokumentów:

Zweryfikowany dowód tożsamości każdej strony umowy.
Podpisaną umowę i wszystkie wymagane załączniki.
Potwierdzenie wpłaty kaucji oraz pierwszej należności, jeżeli tak ustalono.
Protokół z opisem stanu mieszkania, wyposażenia i stanów liczników.
Dokumentację zdjęciową lokalu, sprzętów i ewentualnych istniejących uszkodzeń.
Potwierdzenie przekazania określonej liczby kluczy, pilotów i innych urządzeń dostępowych.

Protokół zdawczo-odbiorczy ma znaczenie dowodowe

Protokół powinien opisywać stan ścian, podłóg, drzwi, instalacji i wyposażenia. Przy sprzętach dobrze wskazać markę, model oraz widoczne ślady zużycia. Zdjęcia należy wykonać przed wprowadzeniem lokatora, a następnie przechowywać razem z podpisanym protokołem.

Taka dokumentacja ułatwia rozliczenie kaucji, gdy po zakończeniu umowy pojawią się uszkodzenia. Chroni również najemcę przed przypisaniem mu wad, które istniały już przy przekazaniu lokalu.

Jakie ryzyka można objąć ubezpieczeniem?

Zakres ochrony zależy od polisy i jej ogólnych warunków, ale przy wynajmie warto sprawdzić przede wszystkim:

Szkody spowodowane zalaniem, pożarem i innymi zdarzeniami losowymi.
Uszkodzenia elementów stałych oraz wyposażenia należącego do właściciela.
Kradzież z włamaniem i akty wandalizmu, jeżeli polisa obejmuje takie zdarzenia.
Odpowiedzialność cywilną właściciela za szkody wyrządzone najemcy lub sąsiadom.
Odpowiedzialność cywilną najemcy za szkody związane z użytkowaniem lokalu.

Ubezpieczenie nie zastępuje kaucji ani prawidłowej umowy. Może jednak ograniczyć finansowe skutki zalania, pożaru lub szkody wyrządzonej osobom trzecim. Przed zawarciem polisy trzeba sprawdzić, czy ubezpieczyciel akceptuje wynajem lokalu i jakie wyłączenia odpowiedzialności przewidziano.

Na jakie zapisy uważać?

Internetowy wzór może zawierać błędne albo nieaktualne postanowienia. Umowa nie może uchylać przepisów bezwzględnie obowiązujących, w szczególności tych wynikających z Ustawy o ochronie praw lokatorów. Podpis właściciela i najemcy nie nadaje nieważnej klauzuli mocy prawnej.

Właściciel nie może wpisać do umowy prawa do natychmiastowej eksmisji po jednej zaległej płatności ani uprawnienia do samodzielnego wejścia do lokalu. Takie postanowienia mogą okazać się bezskuteczne, mimo że zostały podpisane.

Szczególnej ostrożności wymagają zapisy dotyczące wypowiedzenia, podwyżki czynszu, kaucji i dostępu do mieszkania. Przy zwykłym najmie właściciel może wypowiedzieć umowę tylko w przypadkach i terminach przewidzianych przez przepisy. Przy umowie na czas oznaczony możliwość wcześniejszego wypowiedzenia powinna wynikać z jej treści, ale nie może naruszać przepisów ochronnych.

Kaucja także ma ustawowe ograniczenia. Przy zwykłym najmie jej wysokość nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu, a przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym sześciokrotności. Z kaucji można potrącać tylko należności, które mają podstawę w umowie i przepisach, a niewykorzystaną część należy rozliczyć po zakończeniu najmu.

Nie należy wpisywać bezwarunkowego zakazu przyjmowania gości, zgody na swobodne wchodzenie właściciela do mieszkania ani dowolnej podwyżki czynszu. Wstęp do lokalu powinien odbywać się za zgodą najemcy, poza sytuacjami awaryjnymi, w których trzeba zapobiec szkodzie.

Jeżeli umowa ma nietypowe postanowienia, najemca ma kilku współlokatorów, planowane są remonty albo pojawił się spór dotyczący wypowiedzenia, warto przed podpisaniem lub wysłaniem oświadczenia skonsultować dokument z prawnikiem. Błąd formalny może opóźnić odzyskanie lokalu zamiast je ułatwić.

Jaka umowa będzie najbezpieczniejsza?

Jeżeli jesteś osobą prywatną i wynajmujesz mieszkanie na cele mieszkaniowe, wybierz najem okazjonalny, o ile najemca może dostarczyć wymagane oświadczenia i wskazać lokal, do którego będzie mógł się wyprowadzić. Jeżeli wynajem prowadzisz w ramach działalności gospodarczej, właściwą formą będzie zwykle najem instytucjonalny. Zwykła umowa pozostaje prostsza, ale daje lokatorowi szerszą ochronę, a właścicielowi zapewnia mniej narzędzi przy problemach z płatnościami lub wydaniem lokalu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawach dotyczących zawarcia, wypowiedzenia lub wykonania umowy najmu warto skonsultować dokument z prawnikiem lub notariuszem.